CASE
Vartti vähemmän hukkaa päivässä toi noin 50 000 euron vuosisäästöt
Palvelu
Ihmislähtöinen prosessimuotoilu
Projektin kesto
5 työpäivää
Projektin lähtökohdat
Mitä voi tapahtua, kun kymmenen hengen työtiimiltä vapautuu päivittäin vain vartti turhasta työstä?
Maanrakennusliike Veljekset Toivanen Oy Kemin korjaamolla vastaus oli yllättävän konkreettinen: vuositasolla noin 50 000 euron kustannussäästö. Eikä säästö syntynyt henkilöstöä vähentämällä, työtahtia kiristämällä tai tekemällä pidempiä työpäiviä. Se syntyi tekemällä arjesta sujuvampaa.
Briljanttien toteuttamassa viiden konsultaatiopäivän kehittämiskokonaisuudessa korjaamon työympäristöä ja päivittäistä tekemistä uudistettiin Lean-ajattelun avulla yhdessä työntekijöiden kanssa.
Lähtötilanne: kallis työaika ei saisi kulua työkalujen etsimiseen
Maanrakennusalalla kalusto on suurta, työvälineitä tarvitaan paljon ja sekä koneiden että ammattilaisten työaika on arvokasta. Siksi pienikin päivittäin toistuva hukka kertautuu nopeasti merkittäviksi kustannuksiksi.
Veljekset Toivanen Oy halusi kehittää Kemin toimipisteen noin kymmenen hengen korjaamotiimin työskentelyä. Tavoitteena oli vähentää arjen hukkatyötä, parantaa työympäristön järjestelmällisyyttä ja luoda toimintatapoja, jotka helpottavat työn tekemistä myös pidemmällä aikavälillä.
Kyse ei ollut siitä, että työntekijöiden pitäisi tehdä enemmän tai nopeammin. Olennaisempaa oli tunnistaa, mihin työpäivän aikana kului aikaa ilman, että se vei varsinaista työtä eteenpäin.
Yksi hyvin konkreettinen havainto liittyi työkalujen ja tavaroiden etsimiseen.
Kun tarvittavalle työkalulle ja tavaroille ei ollut selkeää ja yhteisesti sovittua paikkaa, aikaa kului päivän aikana pieniin etsintöihin. Yksittäin muutama minuutti ei vaikuta suurelta, mutta koko tiimin ja kokonaisen vuoden mittakaavassa vaikutus muuttuu merkittäväksi kun kalliit koneet seisovat toimettomana odottamassa korjaamista.
Ratkaisu: järjestystä työympäristöön ja näkyvyyttä päivittäiseen tekemiseen
Kehittämisessä hyödynnettiin erityisesti kahta Lean-ajattelusta tuttua kokonaisuutta.
5S toi järjestelmällisyyttä korjaamon arkeen
Korjaamolla otettiin käyttöön 5S-menetelmää, jonka avulla työympäristöä järjestettiin työn tekemistä tukevaksi.
5S on Lean-menetelmä, jonka avulla työympäristö järjestetään niin, että työn tekeminen on mahdollisimman sujuvaa. Käytännössä turhat tavarat poistetaan, tarvittaville välineille määritellään selkeät paikat, työympäristö pidetään järjestyksessä ja sovituista toimintatavoista tehdään yhteisiä rutiineja. Tavoitteena ei ole pelkkä siisteys, vaan vähentää etsimistä, turhaa liikkumista, odottamista ja muuta hukkaa, jotta aikaa vapautuu varsinaiseen työhön.
Kun työkalujen etsiminen vähenee, työntekijän aikaa vapautuu siihen työhön, josta asiakas yritykselle maksaa.
5S onkin ennen kaikkea työn sujuvuuden kehittämistä. Hyvin organisoitu työympäristö vähentää tarpeetonta liikkumista, odottelua ja etsimistä sekä tekee poikkeamista helpommin havaittavia. Tämä on yksi Leanin käytännöllisimmistä tavoista tehdä hukka näkyväksi.
Päivittäisjohtaminen teki työn tilanteen näkyväksi
Toinen kehittämisen osa oli päivittäisjohtamisen käytäntöjen rakentaminen.
Korjaamolle kehitettiin visuaalisen johtamisen tapoja, joiden avulla työn tilannetta, ajankohtaisia asioita ja tekemisen etenemistä voitiin seurata yhteisesti.
Kun tieto on näkyvää ja yhteiset toimintatavat ovat selkeitä, kaikkea ei tarvitse pitää muistissa tai selvittää erikseen ihmiseltä toiselle.
Samalla syntyy parempi pohja jatkuvalle parantamiselle: ongelmat voidaan huomata aikaisemmin ja niihin voidaan tarttua osana tavallista työpäivää.
Viisi konsultaatiopäivää, konkreettinen vaikutus
Kehittämiskokonaisuus toteutettiin vain viiden konsultaatiopäivän aikana tiiviissä yhteistyössä korjaamon henkilöstön ja esihenkilöide kanssa. Työskentely aloitettiin yhteisellä koulutuksella, jotta jokainen varmasti ymmärtää ettei kyse ole mistään yksittäisestä siivoustempusta. Sen jälkeen edettiin tilojen siivoamiseen, tavaroiden tarkkaan läpikäyntiin, vanhojen työkalujen ja tavaroiden hävittämiseen, alueiden ja työkalupaikkojen teippaamiseen sekä ylläpidon vakiointiin. Jatkuvaa parantamista ja seurantaa varten toteutettiin valmiit dokumenttipohjat ja esihenkilöt saivat valmennusta niiden käyttöön.
Tulokset näkyivät nopeasti.
Työkalujen etsimiseen käytetyn ajan arvioitiin vähentyneen keskimäärin noin 15 minuuttia työntekijää kohden päivässä. Kun vaikutus laskettiin koko tiimin tasolla yrityksen henkilö- ja laitekustannusten perusteella, muodostui vuosittaiseksi kustannusvaikutukseksi noin 50 000 euroa.
Säästö syntyi olemassa olevan työajan paremmasta hyödyntämisestä.
Samalla työympäristöstä tuli järjestelmällisempi ja työn tekemisestä sujuvampaa. Kun turha etsiminen ja säätäminen vähenevät, työntekijä voi keskittyä paremmin omaan ammattityöhönsä.
Kun kehittäminen onnistuu, uusi toimintatapa alkaa tuntua omalta
Yksi projektin tärkeistä onnistumisista ei ollut euroissa mitattava.
Korjaamon henkilöstö oli mukana kehittämässä omaa työympäristöään ja toimintatapojaan. Muutoksia ei tuotu valmiina mallina ulkopuolelta, vaan ratkaisuja rakennettiin yhdessä työntekijöiden kanssa.
Se näkyi myös suhtautumisessa lopputulokseen.
Päivitetyistä tiloista tuli henkilöstölle ylpeyden aihe, jota esitellään vieläkin mielellään myös korjaamolla vieraileville.
Tämä on yksi ihmislähtöisen prosessien kehittämisen keskeisistä ajatuksista: paras toimintamalli ei ole se, joka näyttää konsultin paperilla täydelliseltä, vaan se, joka toimii ihmisten oikeassa työssä ja jää elämään projektin jälkeenkin. Briljanttien toimintatavassa Lean-ajattelua sovelletaan juuri tähän: tunnistamaan työntekoa haittaavia pullonkauloja ja muuttamaan ne käytännössä toimiviksi ratkaisuiksi.
Lopputulos
Projektissa saavutettiin:
- noin 15 minuuttia vähemmän työkalujen etsimiseen kuluvaa aikaa työntekijää kohden päivässä
- noin 50 000 euron arvioitu kustannussäästö vuositasolla asiakkaan kustannustietojen perusteella
- järjestelmällisempi ja työn tekemistä paremmin tukeva korjaamoympäristö
- yhteisiä päivittäisjohtamisen käytäntöjä
- vähemmän hukkatyötä ilman lisähenkilöstöä tai lisätyötunteja
- paremmat edellytykset keskittyä varsinaiseen ammattityöhön
- henkilöstön vahva omistajuus kehitettyihin toimintatapoihin
Pienikin hukka kannattaa tehdä näkyväksi
Organisaation tehottomuus ei aina löydy suurista rakenteista tai monimutkaisista prosesseista. Joskus merkittävä kehittämispotentiaali piilee hyvin arkisissa asioissa, jotka toistuvat kymmeniä tai satoja kertoja vuoden aikana.
Työkalujen ja tavaroiden etsimiseen käytetty vartti on hyvä esimerkki.
Yhden ihmisen työpäivässä se näyttää pieneltä. Kymmenen ihmisen tiimissä vuoden jokaisena työpäivänä se muuttuu jo aivan toisen kokoluokan kysymykseksi.
Siksi prosessien kehittämisessä kannattaa mennä sinne, missä työ oikeasti tapahtuu, tehdä työn kulku näkyväksi ja kysyä yksinkertainen kysymys:
Mikä tässä työssä vie aikaa, mutta ei tuota arvoa?
Siitä alkaa usein yllättävän tuottoisa kehittämistyö.
Jaa sivu eteenpäin