CASE
Oulun kaupungin varhaiskasvatus uudisti johtamisjärjestelmänsä
Asiakas
Oulun kaupunki
Palvelu
Johtamisen kehittäminen
Menetelmät
Ihmisten osallistaminen, Muutosjohtaminen, Prosessien kehittäminen
Projektin kesto
9 kk
Projektin lähtökohdat
Miten onnistuu laajan varhaiskasvatusorganisaation johtamisjärjestelmän perusteellinen uudistaminen kustannustehokkaasti ja henkilöstöä arvostaen? Tämä oli kysymys, johon lähdimme yhdessä Oulun kaupungin varhaiskasvatuksen kanssa etsimään ratkaisua 9 kuukautta kestäneen kehittämisprojektin aikana.
Projektin haasteet
Lähtötilanne: epäselvyydestä ja kuormituksesta kohti selkeyttä
Oulun kaupungin varhaiskasvatuspalveluissa oli jo pitkään tunnistettu tarve yhtenäiselle, selkeälle johtamisjärjestelmälle. Päiväkodinjohtajat ja varajohtajat työskentelivät pirstaleisten vastuiden ja epäselvien roolien keskellä, ja moni johtaja koki työkuorman liian raskaaksi. Laajat johtamiskokonaisuudet aiheuttivat merkittävää psykososiaalista kuormitusta. Päiväkodinjohtajien ja varajohtajien palautteissa toistui selkeä toive tehtävien ja vastuiden kirkastamisesta sekä johtamisen rakenteiden selkeyttämisestä. Eräs projektissa mukana ollut päiväkodinjohtaja kiteytti tilanteen näin:
”Mahtavaa, että tällainen projekti on vihdoin käynnistynyt! Kun tehtävänkuva on selkeämpi ja yhdenmukainen, tietää helpommin, mitä keneltäkin työssään odotetaan.”
Projektin tavoitteet
Rohkea tavoite: Yhtenäisempi ja inhimillisempi johtaminen
Kun päätös johtamisjärjestelmän kehittämisestä tehtiin, tiedettiin, että kyseessä ei olisi pelkkä rakenteellinen päivitys – vaan laajempi johtamiskulttuurin murros. Tämä muutos ei voinut olla pelkkä paperilla tapahtuva toimenpide, vaan sen täytyi tuntua ja näkyä jokaisen johtajan ja varajohtajan arjessa.
Projektin tavoitteena oli luoda yhtenäinen johtamisjärjestelmä, joka tukisi johtajia käytännön työssä, parantaisi työhyvinvointia ja tarjoaisi selkeitä urapolkuja johtotehtävissä. Projektin nimeksi tuli ”Vaka JoJärKe” – Varhaiskasvatuksen johtamisen järkevöittäminen ja kehittäminen. Tähän tarvittiin kokenut asiantuntija, joka osaa johtaa kokonaisuutta järjestelmällisesti ja varmistaa, että yli 120 johtajaa sitoutuu muutokseen.
Projektin suunnittelu ja toteutus oli Briljanttien kehittämisasiantuntija Maria Karppisen vastuulla. Maria laati projekti- ja viestintäsuunnitelmat, joilla varmistettiin kaikkien osapuolten ajan tasalla pysyminen ja sitoutuminen. Yksi päiväkodinjohtaja kuvaili yhteistyön sujuvuutta:
”Maria onnistui pitämään projektin langat käsissään selkeästi ja johdonmukaisesti”
Tiivis yhteistyö varhaiskasvatusjohtajan, aluepäälliköiden ja HR:n kanssa varmisti, että projekti eteni sujuvasti ja tulosten jalkauttaminen oli tehokasta. Yhteistyön kautta saavutettiin organisaation sisäinen sitoutuminen uudistuksiin, mikä loi perustan kestävälle muutokselle.
Maria on tehnyt erinomaista työtä projektin johtamisessa ja koordinoinnissa. Hänellä on kyky pitää projekti aikataulussa ja tavoitteissa. Hänen panoksensa on ollut keskeistä projektin onnistumisessa, ja hän sai nopeasti kiinni ajatuksesta, mitä halusimme saada aikaan tällä päiväkotien johtamisjärjestelmiin kohdistuneella projektillamme. Hänen vuorovaikutustaitonsa, positiivisuutensa ja yhteistyökykynsä ovat auttaneet meitä löytämään keskeiset asiat, joita lähdemme nyt jatkotyöstämään.
Projektin eteneminen
Laaja osallistaminen ja syvä ymmärrys – kehittämisen avaimet
Projektissa rakennettiin ensin kattava tilannekuva johtamisesta ja sen haasteista. Sen jälkeen yhdessä henkilöstön kanssa muotoiltiin tulevaisuuden johtamisjärjestelmän malli, joka mahdollistaa paremman työkuorman jakautumisen ja selkeämmän johtamiskokonaisuuden.
Projektissa osallistettiin kattavasti päiväkodinjohtajia, varajohtajia sekä operatiivista johtoa. Maria fasilitoi neljä suurta työpajaa, joissa jokaisessa oli kutsuttuna noin 120 henkilöä. Näissä työpajoissa teetettiin pienryhmätehtäviä, kuunneltiin aidosti henkilöstöä ja annettiin kaikille mahdollisuus vaikuttaa tulevaisuuden ratkaisuihin. Yksi osallistujista totesi työpajasta seuraavasti:
”Harvoin saa näin aidosti vaikuttaa omaan työhönsä – tuntui että mielipidettäni todella arvostettiin.”
Maria keräsi ja analysoi suuren määrän aineistoa, johon kuului työpajojen lisäksi haastatteluja, kyselyitä ja työajanseurantaa. Näiden avulla muodostettiin selkeä kuva siitä, mitä käytännön muutoksia tarvittiin ja miksi.
Johtajat kokivat erityisen tärkeäksi sen, että heidän työtehtävänsä ja ajankäyttönsä analysoitiin tarkasti. Tämä mahdollistaa konkreettisten muutosten tekemisen ja tietoon perustuvan johtamisen näkökulman. Työajanseuranta osoitti selkeästi, mitkä tehtävät kuormittivat eniten ja mihin johtajien aikaa tulisi kohdentaa tehokkaammin.
”Oli hyvä, että työajanseurannasta nähtiin, mihin menee oikeasti työaikaa ja miten sitä voisi vielä paremmin kohdentaa.”
Tämä prosessi osoitti, että johtamisjärjestelmän kehittäminen ei ole vain hallinnollinen harjoitus, vaan se vaikuttaa suoraan johtajien arkeen, työn mielekkyyteen ja koko organisaation sujuvuuteen.
Lopputulos
Rohkeista päätöksistä konkreettisiin muutoksiin
Johtamisjärjestelmään vaikuttavia päätöksiä tehtiin tiedon analysoinnin perusteella. Projektissa päätettiin ottaa käyttöön uusi apulaisjohtajamalli, jossa roolit jaettiin selkeästi kolmelle eri tasolle (TVA1–TVA3). Tämä tuo kaivattua selkeyttä johtamiseen ja mahdollistaa paremman työnjaon. Yksi johtajista tarkensi:
Selkeyttää työnjakoa ja edesauttaa jatkumoa ja kehittämistä.”
Mitä saavutimme? – Konkreettiset muutokset ja niiden vaikutus
Projektin lopputuloksena syntyi selkeämpi ja tehokkaampi johtamisjärjestelmä, jossa:
- Apulaisjohtajan nimike päätettiin ottaa käyttöön
- Apulaisjohtamisen vastuut ja roolit määriteltiin tarkemmin työnvaativuustasoittain, mikä vähentää työkuormaa ja parantaa työhyvinvointia.
- Johtamisen käytännöt yhdenmukaistetaan uudistetun johtamisjärjestelmän mukaiseksi, jotta yksiköissä ovat yhteiset toimintamallit ja tukirakenteet.
- Dataan perustuva päätöksenteko vahvistui, mikä mahdollistaa jatkuvan kehittämisen ja päätöksenteon pohjaamisen faktoihin.
Projektin aikana käytiin myös syvällisiä keskusteluja johtajuuden merkityksestä ja roolista varhaiskasvatuksessa. Tämä auttoi johtajia kirkastamaan omia tavoitteitaan ja lähestymistapojaan työssään.
”Tärkeät keskustelut siitä, mitä päiväkodinjohtaminen on – ja mitä sen pitäisi olla.”
”Projekti oli selkeä, hyvin johdettu ja osallistava. Oli hienoa, että sekä johtajat että varajohtajat otettiin mukaan ja heidän näkemyksiään kuultiin aidosti.”
Jatkotoimenpiteet ja tulevaisuuden näkymät
Maria laati projektin loppuraporttiin konkreettiset jatkotoimenpide-ehdotukset ja suositukset. Suositukset korostivat erityisesti apulaisjohtajamallin vaiheittaista käyttöönottoa, keskitettyjen tukipalveluiden parempaa hyödyntämistä arjen hektisyyden helpottamiseksi sekä systemaattista johtamisosaamisen vahvistamista. Lisäksi suositeltiin säännöllistä arviointia ja palautteen hyödyntämistä, jotta muutokset säilyvät vaikuttavina myös pitkällä aikavälillä.
Miksi juuri tämä projekti onnistui?
Keskeisinä onnistumisen tekijöinä päiväkodin ja varajohtajien palautteiden perusteella olivat asiantunteva ja kattava suunnittelu, ihmislähtöinen työote, sekä laaja ja perusteellinen tiedonkeruu. Briljanttien Maria suunnitteli, fasilitoi ja koordinoi koko projektin, mahdollistaen selkeän, tuloksellisen ja kestävän uudistuksen toteutumisen. Yksi johtaja summasi projektin toteutuksen seuraavasti:
”Aikataulutus oli onnistunut, sisällöt oli hyvin suunniteltu, tarpeeksi vaikuttamisen mahdollisuuksia ja työpajaa, selkeät tulosten läpikäynnit.”
Vaka JoJärKe -projekti ei ollut kertaluonteinen muutos, vaan ensimmäinen askel kohti pitkäjänteistä ja kestävää johtamisjärjestelmän kehittämistä. Uudistuksen jalkautus ja uusien rakenteiden käytännön toteutus jatkuvat vielä pitkälle tulevaisuuteen.
Jokainen merkittävä muutos lähtee rohkeista päätöksistä ja määrätietoisesta johtamisesta. Oulun kaupungin varhaiskasvatus on nyt ottanut harppauksen kohti selkeämpää, kestävää ja inhimillisempää johtamista.
Haluatko kehittää organisaatiosi johtamisjärjestelmää tehokkaasti, osallistavasti ja inhimillisesti? Ota yhteyttä, niin rakennetaan yhdessä kestävää ja toimivaa johtamista!
Jaa sivu eteenpäin