CASE
Lieksan kaupunki uudisti toimistopalveluitaan
Palvelu
Ihmislähtöinen prosessimuotoilu
Menetelmät
Ihmisten osallistaminen, Lean-konsultointi
Projektin kesto
4 kk
Projektin lähtökohdat
Kun vastuut, työnjako ja yhteistyön tavat kaipaavat selkeyttämistä, pelkkä organisaatiokaavion uudistaminen ei riitä. Lieksan kaupungissa muutokselle rakennettiin yhdessä henkilöstön, esihenkilöiden ja sisäisten asiakkaiden kanssa vahva pohja, jonka varassa kaupunki pystyi viemään uudelleenorganisoitumisen itsenäisesti eteenpäin.
Projektin lähtökohdat
Lieksan kaupungissa haluttiin uudistaa tukipalveluiden organisoitumista ja samalla kehittää tapaa, jolla palveluita tuotetaan koko kaupunkiorganisaatiolle. Tavoitteena olivat selkeämmät esihenkilövastuut ja tehtävänkuvat, tasaisempi työnjako, sopivan kokoiset tiimit sekä osaamiskatveiden ja avainhenkilöriskien tunnistaminen. Samalla haluttiin vahvistaa hallinnon ja talouden tukipalveluiden yhteistyötä, karsia tehtäviä ja kehittää toimistotyötä.
Projektin tavoitteet
Lieksan kaupungin kehittämisprojektin tavoitteena oli luoda vahva pohja hallinnon, talouden, toimistopalveluiden ja sihteeripalveluiden uudelleenorganisoitumiselle. Kehittämistyössä ei tarkasteltu ainoastaan organisaatiorakennetta, vaan sitä, miten tukipalveluiden työ, vastuut, osaaminen, johtaminen, yhteistyö ja palveluprosessit voidaan järjestää koko kaupunkiorganisaation näkökulmasta mahdollisimman toimivaksi kokonaisuudeksi.
Kaupunginjohtajan asettamina keskeisinä tavoitteina olivat sopivan kokoisten tiimien muodostaminen, esihenkilövastuiden selkeyttäminen, tehtävien tasaisempi jakautuminen sekä tehtävänkuvien kirkastaminen. Samalla haluttiin tunnistaa tukipalveluiden osaamiskatveita ja avainhenkilöriskejä sekä vähentää tilanteita, joissa tärkeä tehtävä tai osaaminen on liian vahvasti yksittäisen henkilön varassa.
Keskeinen tavoite oli myös vahvistaa hallinnon ja talouden tukipalveluiden välistä yhteistyötä ja yhdessä tekemistä. Yksittäisten tehtävien ja vastuualueiden tarkastelun rinnalle haluttiin tuoda läpileikkaavaa prosessiajattelua: miten työ etenee kokonaisuutena, miten eri tehtävät liittyvät toisiinsa ja miten tukipalvelut palvelevat mahdollisimman sujuvasti koko kaupunkiorganisaatiota.
Uudelleenorganisoitumisen yhteydessä haluttiin tarkastella myös olemassa olevien tehtävien tarpeellisuutta ja kehittää toimistotyötä. Tavoitteena oli tunnistaa, mitä tehtäviä tarvitaan, miten niitä kannattaa jakaa ja millaisella toimintamallilla henkilöstön osaamista voidaan hyödyntää tarkoituksenmukaisesti.
Organisaation sisäisten rakenteiden lisäksi kehittämisen lähtökohdaksi nostettiin asiakaslähtöisyys. Tavoitteena oli määritellä tukipalveluille yhteinen tapa palvella sekä sisäisiä että ulkoisia asiakkaita ja luoda pelisäännöt, joiden avulla palveluita tuotetaan yhdenmukaisesti ja tasapuolisesti koko organisaatiossa. Tätä varten haluttiin ymmärtää myös tukipalveluiden sisäisten asiakkaiden tarpeita ja kokemuksia palveluiden toimivuudesta.
Rakenteellisen muutoksen rinnalla projektin tavoitteena oli tukea toimintakulttuurin muutosta. Henkilöstö haluttiin ottaa aktiivisesti mukaan uuden toimintamallin rakentamiseen ja esihenkilöille luoda yhteinen näkemys siitä, mitä muutoksella tavoitellaan ja miten sitä johdetaan. Yhteisen tahtotilan, toimintatapojen ja asiakkaille annettavien arvolupausten avulla tavoitteena oli vahvistaa yhdenmukaista johtamista ja rakentaa yhteistä tapaa toimia.
Projektin tavoitteena oli lopulta tuottaa Lieksan kaupungille riittävän selkeä kuva nykytilasta, tavoitetilasta ja keskeisistä kehittämistarpeista, jotta kaupunki pystyy tekemään perusteltuja ratkaisuja tukipalveluiden tulevasta organisoitumisesta. Briljanttien tehtävänä oli auttaa tekemään kokonaisuus näkyväksi, osallistaa henkilöstö ja esihenkilöt muutoksen suunnitteluun sekä rakentaa kaupungille vahva tietopohja uudelleenorganisoitumisen ja jatkopäätösten tueksi.
"Maria kuljetti projektia jouhevasti eteenpäin ja huolehti eri vaiheista. Työpajoissa saimme erinomaista ulkopuolista näkökantaa ja kokemusta Marialta toimistotyön kehittämiseen ja yhdessä tekemiseen. Marian ihmisläheinen ote saa myös helposti kaikki osallistumaan ja avautumaan."
Projektin eteneminen
Lieksan kaupungin tukipalveluiden kehittämisprojekti toteutettiin yhteiskehittämisen periaatteilla. Työhön osallistettiin tukipalveluiden henkilöstöä, esihenkilöitä ja palveluita käyttäviä sisäisiä asiakkaita, jotta uudelleenorganisoitumisen pohjaksi saatiin mahdollisimman kattava kuva toiminnan nykytilasta, kehittämistarpeista ja tavoiteltavasta toimintamallista.
Projekti käynnistettiin henkilöstön työpajalla sekä henkilöstökyselyllä. Niiden avulla tarkasteltiin kaupunginjohtajan uudelleenorganisoitumiselle asettamia tavoitteita henkilöstön arjen näkökulmasta sekä tunnistettiin työnjakoon, tehtävänkuviin, vastuisiin, osaamiseen, yhteistyöhön ja toimistotyön kehittämiseen liittyviä tarpeita.
Tukipalveluiden toimintaa tarkasteltiin myös sisäisten asiakkaiden näkökulmasta. Sisäisille asiakkaille toteutetulla kyselyllä selvitettiin heidän kokemuksiaan tukipalveluiden toimivuudesta sekä tarpeita palveluiden kehittämiselle. Asiakastarpeita tarkennettiin projektin edetessä, ja niiden pohjalta rakennettiin asiakaslähtöisempää tapaa tuottaa tukipalveluita yhdenmukaisesti ja tasapuolisesti koko kaupunkiorganisaatiolle.
Esihenkilöille järjestettiin erillinen työpaja, jossa keskityttiin muutoksen johtamiseen ja tukipalveluiden yhteisen tahtotilan kirkastamiseen. Työssä määriteltiin arvolupauksia sisäisille ja ulkoisille asiakkaille, tarkasteltiin avainhenkilöriskejä sekä vahvistettiin yhteistä näkemystä siitä, miten tukipalveluita ja niiden muutosta johdetaan yhdenmukaisesti.
Projektin aikana muodostettiin nykytilan kuvaus ja tavoitetilan kuvaus. Samalla määriteltiin tukipalveluiden asiakaslähtöistä toimintatapaa ja yhteisiä pelisääntöjä sekä vahvistettiin hallinnon ja talouden tukipalveluiden yhteistyötä, läpileikkaavaa prosessiajattelua ja yhteistä toimintakulttuuria. Henkilöstöä valmennettiin muutokseen ja uudenlaiseen yhdessä tekemiseen työpajatyöskentelyn yhteydessä.
Projektin lopputuloksena Lieksan kaupungille muodostui koottu ja yhteisesti työstetty näkemys tukipalveluiden nykytilasta, keskeisistä kehittämistarpeista ja tavoiteltavasta suunnasta. Tämän pohjatyön perusteella kaupunkiorganisaatio pystyi jatkamaan organisoitumismallin muuttamista itsenäisesti ilman Briljanttien jatkotukea. Kehittämisen suunnaksi nousivat erityisesti yhteistyön vahvistaminen, läpileikkaava prosessiajattelu sekä asiakkaiden yhdenmukaisempi palvelu koko organisaatiossa.
Lopputulos
Projektin keskeinen lopputulos oli selkeä ja yhteisesti muodostettu kokonaiskuva Lieksan kaupungin tukipalveluiden nykytilasta, kehittämistarpeista ja tavoiteltavasta suunnasta. Kehittämistyö teki näkyväksi työnjakoon, vastuisiin, osaamiseen, yhteistyöhön, asiakaslähtöisyyteen ja avainhenkilöriskeihin liittyviä kysymyksiä, jotka oli tärkeää ratkaista osana tulevaa uudelleenorganisoitumista.
Kaupungin johdon päätöksenteon tueksi syntyivät nykytilan ja tavoitetilan kuvaukset sekä henkilöstön, esihenkilöiden ja sisäisten asiakkaiden näkemyksiin perustuva tietopohja. Näin organisaatiomuutosta voitiin lähteä viemään eteenpäin tunnistettujen tarpeiden pohjalta eikä pelkästään organisaatiorakennetta muuttamalla.
Yksi projektin merkittävimmistä hyödyistä oli yhteisen suunnan vahvistuminen. Tukipalveluiden toimintaa alettiin tarkastella yksittäisten tehtävien ja vastuualueiden sijaan laajemmin koko organisaatiota palvelevana kokonaisuutena. Kehittämisen keskiöön nousivat hallinnon ja talouden tukipalveluiden yhteistyö, läpileikkaava prosessiajattelu sekä asiakkaiden yhdenmukainen ja tasapuolinen palvelu.
Työ loi pohjan myös selkeämmille esihenkilövastuille, tasaisemmalle työnjaolle, tehtävänkuvien kirkastamiselle sekä osaamiskatveiden ja avainhenkilöriskien huomioimiselle tulevassa organisoitumisessa. Yhteisten pelisääntöjen ja arvolupausten määrittely puolestaan vahvisti asiakaslähtöisen toimintatavan ja yhdenmukaisen johtamisen perustaa.
Konkreettinen osoitus pohjatyön onnistumisesta oli se, että projektin päätyttyä Lieksan kaupunki pystyi jatkamaan uuden organisoitumismallin rakentamista itsenäisesti. Briljanttien tuottama ja fasilitoima kehittämistyö oli antanut kaupungille riittävän vahvan pohjan tunnistaa, mitä tulee muuttaa, mihin muutoksella pyritään ja millaisista periaatteista uutta toimintamallia kannattaa rakentaa.
Projektissa ei siis syntynyt vain kuvausta nykytilasta, vaan valmius viedä muutos käytäntöön kaupungin omin voimin.
Jaa sivu eteenpäin