CASE
Haasteellinen, mutta välttämätön organisaatiouudistus
Asiakas
Ylivieskan kaupunki
Palvelu
Hallittu muutosjohtaminen ja projektipäällikköpalvelut
Menetelmät
Ihmisten osallistaminen, Muutosjohtaminen, Palvelumuotoilu, Prosessien kehittäminen
Projektin kesto
10 kuukautta
Projektin lähtökohdat
Ylivieskan kaupungin johdossa on jo pitemmän aikaa tunnistettu epätasaisesti jakautuvat työkuormat, avainhenkilöriskit sekä uusien työvälineiden ja -menetelmien tuomat haasteet kiristyvässä taloustilanteessa. Lisähuolenaiheena on ollut myös hiljaisen tiedon katoaminen ihmisten siirtyessä eläkkeelle. Tämä haaste koski myös kaupungin eri hallintokuntien toimistotyötehtäviä.
Projektin aloitus
”Tiesimme, että meillä on tulossa muutoksia henkilöstöorganisaatiossa eläköitymisen kautta ja sen mukana tuomiin riskeihin haluttiin varautua”, Ylivieskan kaupunginjohtaja Maria Sorvisto kertoo hankkeen alkusyistä. ”Mutta näimme tässä myös työtehtävien uudelleen organisoinnin mahdollisuuden”, hän jatkaa.”
Varsinaisen alkusysäyksen työn aloittamiselle antoi Maria Karppisen yhteydenotto Pohjois-Suomen Briljantit Oy:stä syksyllä 2020. Yhteistyö alkoi ongelman tunnistamisella ja ratkaisumallin suunnittelulla. Tämän jälkeen hankkeelle etsittiin osarahoitusta, ja sellainen saatiinkin Työsuojelurahastolta.
Rahoituksen varmistuttua päästiin aloittamaan varsinainen työ henkilöstön haastatteluilla.
”Muutos on aina muutos, ja siinä on omat vaiheensa. Aluksi tuntuu, ettei tästä mitään tule, mutta kun päästään vauhtiin, niin asiat alkavat yllättäen sujua”, toteaa Sorvisto ja jatkaa: ”Kun henkilöstö on iso, aina löytyy niin muutosvastarintaa kuin tällaisia muutoksia odottaneitakin, mutta keskustelujen kautta on yksituumaisuus löytynyt.”
”Aina on muutoksen vastustajia, ja vaikka muutosmyönteisyyttä olisi saman verran – niin vastarinta on usein äänekkäämpää ja siksi se huomataan”, lisää Toni Saranpää, kaupungin hallintojohtaja ja prosessissa vahvasti mukana ollut.
Mistä malli?
”Koska ei ollut valmista mallia, niin henkilöstössä heräsi huoli omasta työnkuvasta – miten minulle käy ja miten minun työnkuvani muuttuu. Tämän vuoksi haluttiin, että henkilöstö oli mukana alusta alkaen suunnittelemassa uutta toimintamallia – omaa työtään koskien sitä, kuinka sisäisten asiakkaiden tarpeet täytetään”, toteaa kaupunginjohtaja.
Oleellista tämänkaltaisessa työssä on hahmottaa aidosti kriittiset toiminteet ja prosessien pullonkaulat eri työtehtävissä. Tämä toteutuu kuunnellen ja ymmärtäen työntekijöitä. Uudet prosessit luodaan yhdessä – näin syntyy onnistunut toimintakulttuurin muutos.
Tässä hankkeen vetäjän rooli on avainasemassa. Ihmisten saaminen aidosti mukaan kehittämään omaa työtään ja selkeyttämään prosesseja vaatii osaamista ja kehittämistyökalujen hallintaa. Tätä Maria Karppinen Pohjois-Suomen Briljantit Oy:stä toi hankkeelle. Hänellä on vuosien työkokemus kuntasektorin prosesseista ja niiden sujuvoittamisesta.
Olen todella ylpeä tästä prosessista ja etenkin meidän organisaatiostamme tämän projektin läpiviennissä. Tämä on ollut meille oppia, joka tulee jäämään ja valmistamaan meitä tulevaisuuden vaativiin muutoksiin.
Miten viestiä?
Viestinnässä henkilöstölle oli tärkeä saada heidät oivaltamaan, ettei kyseessä ole organisaatiomuutos, johon liittyisi irtisanomisia, vaan joka toteuttaa toimintakulttuuria tehostavia ja työntekoa parantavia prosesseja. Tätä tuotiin alusta pitäen selkeästi esiin.
”Tämän viestin lisäksi on myös tärkeää muistaa, kuinka uudistus kerrotaan sisäisille asiakkaille, ettei heille jää tunnetta, etteikö entisiä töitä tulisi tehdyksi”, muistuttaa Sorvisto.
Asiakasviestinnässä on oltu aktiivisia koko hankkeen ajan, kuten myös viestinnässä kaupungin päättäjille. Heiltä on ollut hankkeelle täysi tuki alusta alkaen.
Entä seuraavaksi?
Hanke toteutettiin suunnitellusti vuoden 2021 aikana, mutta varsinainen raaka työ alkaa nyt. Kahden tiimikoordinaattorin vetämät tiimit kehittävät omia vastuuprosessejaan työn ohella luoden näin työstään entistä sujuvampaa.
Kaupunginjohtaja Maria Sorviston mukaan uudistus on muuttanut organisaation toimintakulttuuria myönteiseen suuntaan ja luonut valmiuksia tulevaisuuden haasteiden kohtaamiseen:
”Olen todella ylpeä tästä prosessista ja etenkin meidän organisaatiostamme tämän projektin läpiviennissä. Tämä on ollut meille oppia, joka tulee jäämään ja valmistamaan meitä tulevaisuuden vaativiin muutoksiin.”
Ylivieska haluaakin toimia parhaiden käytäntöjen malliesimerkkinä muille aiheista kiinnostuneille kuntasektorin toimijoille.
Jaa sivu eteenpäin