CASE
Ensin työ kuntoon, sitten teknologia avuksi / Case Rakennusliike IP Heikkilä Oy
Palvelu
Hallittu muutosjohtaminen ja projektipäällikköpalvelut
Menetelmät
Ihmisten osallistaminen
Projektin kesto
1 vuosi
Projektin lähtökohdat
Miten rakennusliikkeessä vapautetaan esihenkilöiden aikaa hallinnollisesta työstä ihmisten johtamiseen ja samalla rakennetaan pohjaa automaatiolle ja tekoälylle?
IP Heikkilän Työsuojelurahaston rahoittamassa, noin vuoden mittaisessa kehittämishankkeessa ratkaisu löytyi työn arjesta. Prosesseja selkeytettiin yhdessä henkilöstön kanssa, vastuita täsmennettiin, tiedonhallintaa yhtenäistettiin ja digitaaliset työvälineet valjastettiin tukemaan yhteistä tapaa toimia.
Briljantit vastasi hankkeen projektijohtamisesta ja kehittämiskokonaisuuden etenemisestä. Käytännössä prosessien kehittämistä, henkilöstön osallistamista, johtamisen tarpeita ja teknisiä ratkaisuja ei käsitelty toisistaan irrallisina asioina, vaan niitä vietiin eteenpäin yhtenä muutoskokonaisuutena.
Tuloksena syntyi sujuvampaa työtä, parempaa tiedon saatavuutta, yhtenäisempiä johtamisen rakenteita ja vahvempi valmius hyödyntää automaatiota ja tekoälyä tulevaisuudessa.
Projektin lähtökohta: hyvät järjestelmät eivät auta, jos työ niiden ympärillä vaihtelee
IP Heikkilä Oy on vuonna 1987 perustettu uudisrakentamisen, korjausrakentamisen ja erikoisrakentamisen rakennusliike. Yrityksen kunnianhimoinen tavoite on kehittyä Suomen digitaalisimmaksi rakennusalan yhtiöksi vuoteen 2028 mennessä.
Yrityksessä oli jo ennen hanketta käytössä runsaasti digitaalisia järjestelmiä ja toimivia käytäntöjä. Kehittämistarve ei syntynyt teknologian puutteesta.
Haaste löytyi työn tekemisen tavoista.
Samoja työvaiheita toteutettiin eri työmailla ja eri henkilöiden toimesta hieman eri tavoin. Yhteisten dokumenttien rinnalle oli syntynyt henkilökohtaisia tiedostoja ja omia toimintatapoja. Tietoa oli useissa paikoissa, dokumentointikäytännöt vaihtelivat ja joissakin tilanteissa asian eteneminen saattoi olla riippuvainen siitä, kuka asian sattui tuntemaan.
Pienessä ja tiiviissä organisaatiossa tällainen toimintamalli voi toimia pitkäänkin.
Kasvun, johtamisen, perehdyttämisen, automaation ja tekoälyn näkökulmasta se muodostaa kuitenkin rajoja.
Jos tieto ei ole yhteisessä rakenteessa, sitä ei voida myöskään hyödyntää yhteisesti.
Jos prosessi vaihtelee ihmisestä toiseen, sitä on vaikea automatisoida.
Ja jos vastuut ovat pääasiassa ihmisten muistissa, johtamisesta tulee helposti henkilöriippuvaista.
Tavoitteena enemmän aikaa johtamiseen
Hankkeen keskeinen tavoite oli hyvin konkreettinen: vähentää esihenkilöiden hallinnollista ja manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa henkilöstön tukemiseen ja johtamiseen.
Samalla haluttiin parantaa työn sujuvuutta, tiedonkulkua ja yhteisiä toimintatapoja.
Tavoitteeksi muodostui käytännössä kuusi toisiinsa liittyvää kokonaisuutta:
- Keskeisten työprosessien selkeyttämiseen ja yhdenmukaistamiseen.
- Vastuiden selkeyttämiseen ja henkilöriippuvuuden vähentämiseen.
- Yhteisen tiedon saatavuuden parantamiseen.
- Olemassa olevien digitaalisten työvälineiden parempaan hyödyntämiseen.
- Hallinnollista työtä vähentävien automaatiomahdollisuuksien tunnistamiseen.
- Yhteisten johtamiskäytäntöjen vahvistamiseen sekä valmentavan ja osallistavan johtamisen tukemiseen.
Kyse ei siis ollut IT-projektista.
Kyse oli työn, johtamisen ja digitalisaation kehittämisestä yhtenä kokonaisuutena.
Emme aloittaneet järjestelmistä. Aloitimme työstä.
Briljanttien kehittämisotteessa yksi periaate nousi hankkeen aikana erityisen tärkeäksi:
Automaatioita ei kannata rakentaa epäyhtenäisten toimintatapojen päälle.
Siksi ennen ratkaisujen suunnittelua mentiin riittävän lähelle todellista työtä.
IP Heikkilän johtoa ja toimihenkilöitä osallistettiin prosessien tarkasteluun. Olemassa oleviin toimintamalleihin ja dokumentaatioon perehdyttiin, prosesseja käytiin läpi työpajoissa ja työn todellista kulkua tarkasteltiin myös työmaiden arjen kautta.
Tarkoitus ei ollut tuottaa mahdollisimman paljon prosessikaavioita.
Tarkoituksena oli löytää ne kohdat, joissa toimintatapojen vaihtelu, epäselvä vastuu, tiedon hajautuminen tai manuaalinen työ vaikeuttivat työn sujuvuutta.
Tämä teki näkyväksi yhden tärkeän asian: suuri osa digitalisaation potentiaalista sijaitsee lopulta prosessien välissä.
Siellä, missä joku kopioi tietoa.
Siellä, missä sama asia kirjataan uudelleen.
Siellä, missä oikeaa dokumenttia etsitään.
Siellä, missä työvaiheen muistaminen riippuu ihmisestä.
Ja siellä, missä tieto kyllä on olemassa, mutta ei oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Prosessit näkyviksi tarjousvaiheesta takuuajan päättymiseen
Hankkeessa tarkasteltiin keskeisiä tuotannollisia ja hallinnollisia työprosesseja laajana kokonaisuutena.
Työnkulkuja kuvattiin tarjousvaiheesta työmaan valmisteluun ja toteutukseen sekä projektien päättämiseen ja takuuajan loppuun saakka.
Prosessikuvausten rinnalle rakennettiin vastuumatriisia, jonka avulla työvaiheita tarkasteltiin myös johtamisen näkökulmasta.
- Kuka vastaa?
- Kuka osallistuu?
- Kenellä on tieto?
- Kuka tekee päätöksen?
- Ja mitä tapahtuu silloin, kun tilanne ei olekaan tavallinen?
Tällainen tarkastelu on tärkeää erityisesti organisaation kasvaessa. Se vähentää henkilöriippuvuutta ja vahvistaa samalla tasapuolista johtamista: toimintatavan pitäisi olla yrityksen tapa toimia eikä riippua siitä, kuka sattuu toimimaan esihenkilönä.
Yhteinen tiedon rakenne loi perustan digitalisaatiolle
Hankkeen aikana havaittiin, ettei automaatiota ja myöhempää tekoälyn hyödyntämistä voida rakentaa hallitusti ilman riittävän yhtenäistä digitaalista työskentely-ympäristöä.
IP Heikkilän johto teki merkittävän päätöksen: johdon ja toimihenkilöiden työskentely siirrettiin Microsoft Teams -ympäristöön.
Pelkkä järjestelmän käyttöönotto ei kuitenkaan ollut tavoite.
Samalla määriteltiin, miten sitä käytetään.
Henkilöstön kanssa arvioitiin vanhaa projektikansiorakennetta ja kysyttiin, mikä siinä toimii, mikä ei ja mitä voidaan yksinkertaistaa.
Tuloksena syntyi yritystasoinen projektikansiomalli, jonka mukaisesti uudet projektit rakentuvat.
Tiedon ei enää tarvitse löytyä vain siltä henkilöltä, joka sen on tallentanut.
Se löytyy paikasta, josta sen kuuluu löytyä.
Tämä kuulostaa yksinkertaiselta. Organisaation johtamisen kannalta vaikutus on suuri.
Projektin perustamisesta rakennettiin automaatio
Kun yhteinen prosessi ja tiedon rakenne olivat riittävän selkeitä, voitiin siirtyä automatisointiin.
Yhdeksi keskeiseksi kehittämiskohteeksi valittiin uuden projektin käynnistäminen.
Aiemmin projektin perustamiseen liittyi useita erillisiä manuaalisia työvaiheita. Hankkeen aikana muodostettiin vakioitu projektin käynnistysmalli, jonka avulla projektin perustiedot annetaan yhdenmukaisesti.
Näiden tietojen pohjalta projektille muodostuu sovittu Teams-ympäristö, kansiorakenne ja keskeiset dokumenttipohjat.
Yhden ratkaisun sisällä yhdistyy useita kehittämisen tavoitteita.
- Manuaalisia työvaiheita vähenee.
- Projektien rakenteet yhdenmukaistuvat.
- Puuttuvien kansioiden ja dokumenttien riski pienenee.
- Perehdyttäminen helpottuu.
- Johto näkee toimintaa yhtenäisemmin.
Samalla syntyy rakenteisempaa tietoa, jota voidaan tulevaisuudessa hyödyntää automaatiossa, raportoinnissa ja tekoälyssä.
Uutta toimintatapaa ei annettu henkilöstölle valmiina
Yksi hankkeen onnistumisen kannalta keskeisistä ratkaisuista oli henkilöstön osallistaminen.
Toimihenkilöt eivät tulleet mukaan vasta siinä vaiheessa, kun ratkaisut olivat valmiita.
He olivat mukana niiden rakentamisessa.
Prosesseja tarkasteltiin yhdessä, uutta Teams-rakennetta muotoiltiin henkilöstön kanssa ja automaation toimintaa kokeiltiin käytännössä ennen vakiinnuttamista.
Pilotoinnissa havaitut korjaustarpeet käsiteltiin Oulun ja Lapin toimihenkilöiden kanssa ja ratkaisuja muokattiin palautteen perusteella.
Tällä on muutosjohtamisen näkökulmasta suuri merkitys.
Kun ihmiset ymmärtävät, miksi toimintatapa muuttuu, pääsevät vaikuttamaan ratkaisuun ja kokeilevat sitä jo kehittämisen aikana, käyttöönotto ei ala vasta projektin viimeisenä päivänä.
Se on tapahtunut koko matkan ajan.
Teknologia ei määritellyt prosessia
IP Heikkilällä oli vahva digitaalinen perusta jo ennen hanketta.
Hankkeen aikana digitalisaation näkökulmaa kuitenkin muutettiin.
Kysymys ei ollut enää vain siitä, mitä jokin järjestelmä osaa tehdä.
Tärkeämpi kysymys oli:
Mitä työn pitäisi olla, jotta teknologia voisi aidosti helpottaa sitä?
Tämä ajattelutapa ohjasi myös Briljanttien ja Microsoft 365- ja automaatiokonsultin Tomi Willmanin (Frendy Oy) yhteistyötä.
Briljantit vastasi hankkeen kokonaisjohtamisesta, henkilöstölähtöisestä prosessien kehittämisestä, työpajojen fasilitoinnista, vastuiden selkeyttämisestä ja muutosten johtamisesta.
Frendyn asiantuntija Tomi Willman toi kokonaisuuteen Microsoft 365- ja automaatio-osaamisen sekä tuki digitalisointipotentiaalin tunnistamista ja valittujen ratkaisujen käyttötapojen suunnittelua.
Teknologia ei siis määritellyt prosessia.
Prosessi määritteli, mitä teknologialta tarvitaan.
Mitä hankkeessa syntyi?
Vuoden kehittämistyön tuloksena IP Heikkilälle syntyi kokonaisuus, jonka osat vahvistavat toisiaan.
Keskeisiä tuloksia olivat
- tarjousvaiheesta takuuajan päättymiseen ulottuvat tarkennetut työvaihekuvaukset
- prosessien kanssa ristiintarkastettu vastuumatriisi
- yritystasoinen projektikansiomalli
- projektien vakioitu käynnistysmalli ja kansioautomaatio
- yhteinen Teams-ympäristö johdolle ja toimihenkilöille
- AInut-sähköpostiautomaation käyttöönotto valituissa prosesseissa
- yhtenäisemmät tiedonhallinnan ja työskentelyn käytännöt
- vahvempi pohja automaation ja tekoälyn jatkokehittämiselle
Samalla vahvistettiin IP Heikkilän omaa osaamista jatkaa digitaalisten toimintatapojen kehittämistä myös hankkeen jälkeen.
Se on olennainen tulos.
Hyvä kehittämishanke ei tee asiakkaasta riippuvaista konsultista.
Sen pitäisi tehdä organisaatiosta aiempaa kyvykkäämpi kehittämään itse itseään.
Yhteinen tieto muutti myös johtamista
Prosessien ja tiedonhallinnan kehittäminen ei ollut vain tehokkuushanke.
Se oli myös johtamisen kehittämistä.
Kun ihmisillä on yhteiset toimintatavat, yhteinen tiedon rakenne ja aiempaa selkeämmät vastuut, esihenkilön ei tarvitse johtaa toimintaa jatkuvasti muistuttamalla, kyselemällä ja etsimällä tietoa.
Hyvät rakenteet tukevat johtamista.
Samalla eri työntekijöitä voidaan johtaa yhdenmukaisemmin riippumatta siitä, kuka heidän esihenkilönsä on.
Tämä tukee IP Heikkilän tavoitetta vahvistaa valmentavaa johtamista. Esihenkilön aikaa voidaan suunnata hallinnollisen työn sijaan ihmisten tukemiseen, vuorovaikutukseen, ongelmien ratkaisemiseen ja työn onnistumisen mahdollistamiseen.
Ennen tekoälyä tarvitaan asia, jota tekoäly voi ymmärtää
Hankkeen yksi tulevaisuuden kannalta kiinnostavimmista vaikutuksista liittyy tekoälyyn, vaikka kyseessä ei ollut tekoälyprojekti.
Tekoälyn hyödyntäminen organisaatiossa edellyttää laadukasta, löydettävää ja riittävän yhdenmukaisesti jäsenneltyä tietoa.
Jos dokumentit sijaitsevat henkilökohtaisissa kansioissa, tiedostot nimetään eri tavoin, projektien rakenteet vaihtelevat ja prosessien toteutus riippuu henkilöstä, tekoälylle ei synny kovin luotettavaa toimintaympäristöä.
Kun projektien rakenteet, tiedon tallennusperiaatteet ja toimintatavat yhdenmukaistuvat, tilanne muuttuu.
Syntyy pohja, jonka päälle voidaan tulevaisuudessa rakentaa esimerkiksi tekoälyavusteista tiedonhakua, projektien tilannekuvaa, kokousdokumentointia, automaattisia muistutuksia ja johtamisen raportointia.
Tässä mielessä hankkeessa ei vain digitalisoitu nykyistä toimintaa.
Rakennettiin edellytyksiä tulevaisuuden työlle ja johtamiselle.
Suurin muutos ei ollut Teams. Se oli tapa ajatella kehittämistä.
IP Heikkilän hankkeen tärkein oppi voidaan tiivistää seuraavaan periaatteeseen:
- Aloita työstä, älä teknologiasta.
- Selvitä, miten työ todella etenee.
- Tee näkyväksi erilaiset toimintatavat, turhat työvaiheet, epäselvät vastuut ja tiedon katkokset.
- Muotoile henkilöstön kanssa tapa, jolla työn pitäisi kulkea.
- Määrittele vastuut ja yhteinen tiedon rakenne.
- Kysy vasta sen jälkeen, mitä voidaan digitalisoida tai automatisoida.
- Kun perusta on kunnossa, arvioi mitä tekoäly voisi tehdä ihmisen puolesta tai ihmisen työn tukena.
Näin digitalisaatiosta ei tule uusi kerros vanhan työn päälle.
Siitä tulee keino poistaa tarpeetonta työtä.
Briljanttien rooli: muutoksen punaisen langan pitäminen käsissä
Maria Karppinen Briljantit Oyä toimi hankkeen projektipäällikkönä ja ulkopuolisena kehittämisasiantuntijana.
Rooli ulottui yksittäisiä työpajoja huomattavasti laajemmalle.
Briljantit vastasi hankkeen operatiivisen kokonaisuuden johtamisesta, kehittämistyön etenemisestä, henkilöstön osallistamisesta, prosessien ja vastuiden konkretisoinnista, johtamisen tukemisesta sekä muutoksen koordinoinnista.
Kehittämisessä yhdistyivät Lean-ajattelu, ihmislähtöinen prosessien muotoilu ja hallittu muutosjohtaminen.
Tavoitteena ei ollut tuoda organisaatioon ulkopuolelta valmista mallia.
Tehtävänä oli auttaa IP Heikkilää tekemään omasta tavastaan toimia selkeämpi, sujuvampi ja johdettavampi sekä viedä muutos hallitusti käytäntöön.
Teknologia rakennettiin tukemaan tätä toimintamallia, ei toisinpäin.
Mitä tästä voi oppia myös muu organisaatio?
IP Heikkilän hankkeen etenemistapaa voidaan hyödyntää paljon rakennusalaa laajemmin.
Se sopii erityisesti organisaatioihin, joissa käytössä on jo paljon järjestelmiä, mutta ihmiset kokevat silti tiedon etsimistä, päällekkäistä kirjaamista, epäselviä vastuita tai hallinnollista kuormitusta.
Silloin ongelma ei välttämättä ole järjestelmien puute.
Ensimmäinen kysymys kannattaa suunnata työhön ja prosesseihin.
Briljanttien lähestymistapa etenee käytännössä näin:
- Ymmärretään, miten työ todella kulkee.
- Tehdään prosessit, ongelmakohdat ja hukka näkyviksi.
- Muotoillaan henkilöstön kanssa sujuvampi toimintatapa.
- Selkeytetään vastuut ja tiedon rakenne.
- Viedään uusi toimintamalli hallitusti käytäntöön.
- Digitalisoidaan ja automatisoidaan ne asiat, joissa teknologia aidosti helpottaa työtä.
Työn sujuvuus ei synny siitä, että ihminen oppii käyttämään enemmän järjestelmiä
Parhaimmillaan käy päinvastoin.
Hyvin suunniteltu prosessi ja digitaalinen ympäristö huolehtivat rutiineista niin, että ihmisen ei tarvitse muistaa, etsiä, kopioida ja varmistella kaikkea itse.
IP Heikkilän hankkeessa otettiin merkittävä askel tähän suuntaan.
- Yhteiset toimintatavat vahvistuivat.
- Tieto sai yhteisen rakenteen.
- Projektien käynnistäminen yhdenmukaistui.
- Manuaalisia työvaiheita poistui.
- Johtamisen läpinäkyvyys parani.
- Organisaation oma kehittämiskyvykkyys vahvistui.
- Ja ennen kaikkea syntyi perusta, jonka päälle digitalisaatiota, automaatiota ja tekoälyä voidaan jatkossa rakentaa hallitusti.
Tätä Briljanteissa tarkoitamme, kun puhumme ajan luomisesta työlle.
Projektin tiedot
Asiakas: Rakennusliike IP Heikkilä Oy
Hanke: Työn sujuvuutta henkilöstölähtöisellä kehittämisellä ja digitalisaatiolla
Toteutusaika: kesäkuu 2025 – elokuu 2026
Rahoittaja: Työsuojelurahasto
Projektipäällikkö ja kehittämisasiantuntija: Maria Karppinen, Briljantit Oy
Microsoft 365- ja automaatioasiantuntija: Tomi Willman, Frendy Oy
Keskeiset teemat: prosessien kehittäminen, Lean, työn sujuvuus, muutosjohtaminen, valmentava johtaminen, henkilöstön osallistaminen, digitalisaatio, Microsoft 365, Teams, automaatio, tiedonhallinta ja tekoälyvalmius
Voisiko teidän organisaatiossanne olla sama tilanne?
Järjestelmiä on paljon, mutta tietoa etsitään edelleen ihmisiltä.
Samoja asioita kirjataan useaan paikkaan.
Prosessi toimii, mutta eri tavalla riippuen tekijästä.
Esihenkilöiden aikaa kuluu hallinnolliseen työhön, jonka voisi ainakin osittain hoitaa järjestelmä.
Tekoäly kiinnostaa, mutta organisaatiossa ei oikein tiedetä, mistä pitäisi aloittaa.
Silloin uuden järjestelmän hankkiminen ei välttämättä ole ensimmäinen ratkaisu.
Ensimmäinen askel voi olla työn tutkiminen.
Briljanttien projektipäällikköpalvelussa voimme ottaa tällaisen kehittämiskokonaisuuden johdettavaksemme. Teemme työn ja prosessit näkyviksi, tunnistamme yhdessä henkilöstön kanssa turhan työn ja pullonkaulat, rakennamme sujuvamman toimintamallin ja viemme muutoksen hallitusti käytäntöön.
Sen jälkeen voidaan perustellusti ratkaista, mitä kannattaa digitalisoida, automatisoida tai myöhemmin antaa tekoälyn hoidettavaksi.
Tavoite on yksinkertainen:
Luomme aikaa työlle.
Jaa sivu eteenpäin