”Näin tätä on aina tehty!” Pitäisikö tekemistä kuitenkin kehittää vastaamaan huomisen tarpeita?
Päällekkäisiä ja samankaltaisia työtehtäviä mutta eri yksiköissä? Onko teillä yksiköissä itsenäistä (lue: siiloutunutta) toimintaa mutta synergiaa saataisiin sisäistä yhteistyötä kehittämällä? Pitäisikö palkata työntekijä edellisen tilalle mutta mietinnässä on, että palkataanko juuri samaan tehtävänkuvaan? Kasaantuvatko teillä työt kun sijaisia ei ole tai osaaminen on vain yhdellä vastuuhenkilöllä? Onko työssä on turhia työvaiheita mutta niistä ei oikein osata luopua sillä ”näin on aina tehty”? Kuulostaako tutulta?
Olen tehnyt viimeiset kymmenen vuotta työn sujuvoittamiseen liittyvää kehittämistä ja nämä teemat tuntuvat toistuvan kerta toisen jälkeen. Usein kyse on hallinnollista tukipalvelutyötä tekevien kohdalla mutta ilmenee tätä samaa muissakin työtehtävissä.
No miten näitä haasteita on sitten lähdetty konkreettisesti ratkaisemaan? Ihan ensimmäiseksi suosittelen tekemään nykytilankartoituksen, jossa kerätään riittävä ymmärrys siitä, missä tällä hetkellä ollaan menossa. Tätä tiedonkeruuta voidaan tehdä pyytämällä dokumentaatiota, toiminnankuvauksia mutta omasta mielestäni avainhenkilöiden haastattelut avaavat parhaiten tilannetta.
Kun nykytilan kartoitus on saatu valmiiksi, seuraavaksi tehdään asiakkaan kanssa yhdessä tavoitetilan määrittely. Mihin halutaan päästä ja miten toivotaan, että tulevina vuosina toimitaan. Aika usein kuulen myös sitä, että kunhan nämä nykyiset ongelmat ratkaistaan, niin sitten on hyvä. Tässä vaiheessa ulkopuolisen kehittäjän rooli korostuu, sillä asiakasta on hyvä haastaa ja herätellä ajattelemaan rohkeammin.
Millainen olisi ideaalitilanne jossa toimittaisiin?
Miten esimerkiksi digitalisaatiota ja tekoälyä voisi hyödyntää osana näitä työprosesseja ja -tehtäviä, jotta hukkaa saataisiin vähennettyä?
Mihin suuntaan toimiala on menossa ja millaisia vaikutuksia sillä voi olla näiden ihmisten työtehtäviin?
Millaisia tulevaisuuden haasteita asiakkaan olisi itse asiassa hyvä taklata jo tässä vaiheessa?
Kun tämä määrittely on tehty, päästään vertailemaan nykytilanteen ja tavoitetilanteen välistä eroa, laatimaan suunnitelmat tavoitetilaan pääsemiseksi ja sitten aloittamaan hommat.
Asiakkaalla ei yleensä ole vapaana juuri sillä hetkellä (tai ole edes olemassa) sellaista kehittäjäresurssia, joka voisi projektoida muutoksen ja läpiviedä toteutuksen organisaatiossa osallistaen keskeisiä kohderyhmiä. Ulkopuolisena kehittäjänä työkalupakkiini kuuluu Leanin, palvelumuotoilun ja kehittämisen menetelmiä, joita on testattu erilaisilla toimialoilla ja monimutkaisissa ympäristöissä. Näiden soveltaminen asiakkaan muutostarpeeseen tuo parasta lisäarvoa asiakkaalle ja aikaansaa tuloksia, joilla on pitkäaikaisia vaikutuksia työyhteisön toimintaan.
Viidentoistavuoden projektipäällikkötaustallani olen saanut sen verran paljon kantapääoppeja, että niistä on kertynyt melkoinen määrä aihioita siitä, miten eri tavalla asioita kannattaa kokeilla ja toteuttaa (eli miten ei ainakaan kannata tehdä). Asiakkaat ottavat nämä opit mielellään vastaan ettei meidän tarvitsisi tehdä niitä samoja virheitä tässä kyseisessä projektissa asiakkaan kanssa.
Mikäli sinua kiinnostaa kuulla lisää palveluiden uudelleenmuotoilusta, prosessien sujuvoittamisesta, työn tehostamisesta inhimillisellä tavalla – kerron mielelläni lisää!
Jaa sivu eteenpäin