Kuuntele, kerro, kehitä: viestinnän voima muutosjohtamisessa

Oma kokemukseni muutoshankkeista on se, että henkilöstön esittämä kritiikki juontaa juurensa usein riittämättömästä tiedonkulusta. Ei ole harvinaista, että työntekijät kokevat olevansa pimennossa muutokseen liittyvistä yksityiskohdista, mikä voi johtaa turhautumiseen, työuupumukseen ja pahimmillaan jopa sairauspoissaoloihin. Muutoksella tässä yhteydessä tarkoitan esimerkiksi organisaation uudelleenjärjestelyä, toimintatapojen päivitystä, lainsäädännön tuomia muutoksia tai vaikkapa yritysfuusion myötä tulevia kulttuurien yhteensovittamisia.

Vältä yleisiä kompastuskiviä:

• Riittämätön viestintä: Kun tieto muutosprosessista on niukkaa, se voi johtaa vastarintaan ja työtehon laskuun.
• Työntekijöiden huoli: Epävarmuus omaan työhön ja tulevaisuuteen liittyen voi aiheuttaa stressiä, huolta, muutosvastarintaa ja työpahoinvointia.
• Reaktiivinen johtajuus: Ongelmiin puututaan vasta, kun ne ovat jo aiheuttaneet haittaa työnkululle, vaikka proaktiivinen lähestymistapa olisi koko organisaation kannalta tuloksellisempi tapa.

Kolme askelta onnistuneeseen viestintään muutosjohtamisessa:

1. Aikainen osallistaminen: Tuomalla henkilöstö mukaan muutosprosessin alkumetreiltä, voimme vähentää vastarintaa ja turhia väärinkäsityksiä eli niitä ”käytäväkeskusteluja”.
2. Monikanavainen ja jatkuva dialogi: Tarjoamalla kanavia avoimeen keskusteluun ja palautejärjestelmiä, henkilöstö voi kokea olevansa arvostettu ja osallinen muutoksessa. Myös kommenttien ja kysymysten jättäminen anonyymisti voi helpottaa henkilöstön kynnystä kysyä mieltä askarruttavista asioista. (Ja toki näihin pitää muistaa vastata mahdollisimman pian jollain foorumilla!)
3. Asiantuntevan muutoskonsultin käyttö: Muutosjohtamisen asiantuntija voi auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan viestintästrategian, joka räätälöidään kohderyhmien tarpeiden mukaan.

Viestinnän merkitys muutoksen hallinnassa:

Kun johtajana tunnistat muutoksen monet ulottuvuudet ja niiden mahdolliset seuraukset, voit ryhtyä toimiin, jotka vähentävät negatiivisia vaikutuksia. Tehokas viestintästrategia on avainasemassa, ja tässä ovat kolme keskeistä toimenpidettä, jotka auttavat viemään muutosta eteenpäin:

• Selkeä viestintäsuunnitelma: Suunnittele, kuka, milloin ja miten viestii muutoksesta. Viestinnän on oltava johdonmukaista ja säännöllistä, ja sen on tarjottava vastauksia työntekijöiden mieltä askarruttaviin kysymyksiin.
• Osallistava lähestymistapa: Kehitä kanavia, jotka mahdollistavat työntekijöiden aktiivisen osallistumisen keskusteluun ja muutoksen suunnitteluun. Monikanavainen kommunikaatio ja avoin palautejärjestelmä luovat luottamusta ja sitoutumista.
• Jatkuva palaute ja sopeutuminen: Ota vastaan ja toimi henkilöstöltä saatavan palautteen perusteella. Tämä dynaaminen lähestymistapa auttaa hienosäätämään prosessia ja vahvistaa viestintää, kun muutos etenee.

Muista, että ”ei uutisia” voi myös olla hyviä uutisia. Säännölliset päivitykset siitä, että ei ole mitään uutta raportoitavaa, voivat toimia rauhoittavina merkkinä henkilöstölle ja se vie mahdollisuuksia turhilta huhupuheilta. Kun henkilöstö tietää, että heidät otetaan mukaan muutosmatkan eri vaiheeseen ja heidän asiansa kuullaan, se lisää heidän kykyään käsitellä muutosta rakentavammin.

Kokeneen muutoskonsultin palkkaaminen voi tarjota tukea muutosviestinnän suunnitteluun ja toteutukseen, auttaen selättämään muutokseen liittyvät haasteet ja vahvistamaan henkilöstön luottamusta muutosprosessiin. Organisaation ulkopuolisen konsultin käyttämisen etu on myös se, että konsultilla ei ole tietynlaista tunnelastia tai latautumista kyseiseen muutokseen tai organisaation ihmisiin (lue: ei edes niihin muutosvastarintoihin, kenen junnaavaan valitukseen ollaan väsyneitä toistuvasti jäämään jumiin).